Przewodnik po akredytacji szpitali
Przewodnik po procesie akredytacji ma za zadanie przybliżenie kierownictwu i pracownikom szpitala procedurę akredytacji.
Proces akredytacyjny składa się z trzech faz:
- zgłoszenie jednostki do procesu akredytacyjnego
- ustalenie struktury jednostki w celu opracowania planu wizyty
- uzgodnienie planu wizyty
- przeprowadzenie wizyty
- przesłanie raportu wstępnego do Ośrodka Akredytacyjnego
- przygotowanie raportu końcowego
- podjęcie decyzji przez Radę Akredytacyjną
- przesłanie raportu końcowego i decyzji akredytacyjnej do organizacji
- ewentualne rozpoczęcie procedury odwoławczej
- monitorowanie między wizytacjami.
Faza przygotowawcza (okres przed wizytą)
Dla organizacji ubiegającej się o akredytację faza przygotowawcza jest najważniejszą częścią procesu. W czasie jej trwania szpital zapoznaje się ze standardami oraz dokonuje do nich działań dostosowawczych.
Szpital samodzielnie podejmuje decyzję o tym, czy jest gotowy poddać się procedurze akredytacji.
Organizacja rozpoczyna procedurę akredytacji od przesłania do Ośrodka Akredytacyjnego zgłoszenia w formie listu podpisanego przez kompetentnego członka dyrekcji. Następnym etapem jest wypełnienie przez organizację kwestionariusza zgłoszenia i przesłanie go do Ośrodka. Wykorzystując informacje otrzymane z kwestionariusza Ośrodek przygotowuje plan wizyty dostosowany do struktury i charakteru szpitala.
W okresie tym ustala się również:
- termin wizyty
- czas trwania wizyty - uzależniony od wielkości jednostki
- skład zespołu wizytującego
- personel szpitala biorący udział w wizycie
- dzienny harmonogram wizyty
- dokumenty wymagane dla celów wizyty.
Ustalony plan wizyty jest obowiązujący dla szpitala i wizytatorów, jednak jeśli jest to konieczne może on ulegać modyfikacjom w trakcie wizyty, a w szczególności gdy:
- jeden lub więcej działów szpitala wymaga dodatkowego sprawdzenia
- istnieje konieczność uszczegółowienia oceny
- szpital świadczy dodatkowe usługi wymagające oceny
- zajdą nieprzewidziane okoliczności.
Przyczyna zmian planu musi być zaakceptowana tak przez szpital, jak i zespół wizytujący. Najszybciej jak to możliwe informacja o zmianie planu musi dotrzeć do pracowników, których uczestnictwo w trakcie wizyty jest wskazane.
Wizyta
Wszyscy wizytatorzy dokonują oceny organizacji. Zakłada się, że w trakcie wizytacji sprawdzonych będzie ponad 50% miejsc pobytu pacjenta. Wizytacja odbywa się zarówno w oddziałach szpitalnych jak i innych obszarach, w których pacjent otrzymuje świadczenia np.: ambulatorium, blok operacyjny, a także w aptece, laboratorium, dziale technicznym, żywienia itp. W trakcie wizytacji przeprowadzane są wywiady z przedstawicielami personelu medycznego oraz dokonywany jest przegląd dokumentacji szpitala i dokumentacji medycznej.
W czasie wizyty akredytacyjnej jedna sesja -"Komitet jakości - prezentacja", poświecona jest prezentacji przez personel szpitala projektów i prac, które prowadzi się w szpitalu dla poprawy jakości.
Wizytatorzy
Przeglądu akredytacyjnego dokonują wyznaczeni przez Ośrodek Akredytacyjny wizytatorzy. Są to osoby posiadające dowiadczenie w zakresie pracy w szpitalu, procesów świadczenia opieki oraz zarządzania szpitalem. Najczęściej jest to zespół czteroosobowy, reprezentatywny dla środowiska szpitala -lekarzy, pielęgniarek, administratorów.
Dodatkowi wizytatorzy
Niekiedy w czasie wizyty Ośrodek dołącza do podstawowego zespołu dodatkowych wizytatorów, może to mieć miejsce np. gdy szpital:
- dostarcza specyficzne formy opieki
- posiada dużą liczbę przychodni przyszpitalnych.
Szpital jest powiadamiany o takiej koniecznoci podczas uzgadniania planu wizyty.
Decyzja akredytacyjna
Decyzja o przyznaniu lub odmowie przyznania akredytacji podejmowana jest zawsze przez Radę Akredytacyjną. Udziela ona akredytacji na okres trzech lat, czyli pełnego cyklu przewidzianego w Programie. Podstawą przyznawania akredytacji jest raport wstępny, przygotowany przez wizytatorów po dokonaniu wizytacji szpitala. Przekazywany przez lidera zespołu do Ośrodka Akredytującego raport, jest następnie analizowany i jeśli to konieczne uzupełniany o dodatkowe informacje pochodzące ze szpitala. Wyniki analizy są przekazywane do Rady, która podejmuje na ich podstawie odpowiednią decyzję, Decyzja Rady wraz z raportem końcowym przekazywana jest do szpitala najpóźniej do dwóch miesięcy od wizyty. Jeśli organizacja ma zastrzeżenia do prowadzenia wizyty lub wydanej przez Radę decyzji, może złożyć odwołanie w terminie do dwóch tygodni od otrzymania decyzji.
